Tinta.news | Dalam suasana pengawasan ketat pesan teks dan email, perusahaan keuangan sekarang mungkin harus memutar ulang panggilan video staf untuk mencari potensi pelanggaran aturan. Regulator sedang mempertimbangkan untuk memeriksa panggilan video ini guna mendeteksi pelanggaran aturan kepatuhan.
Hingga saat ini, perhatian regulator, terutama Komisi Sekuritas dan Bursa Amerika Serikat (SEC), lebih terfokus pada pesan teks terkait bisnis yang dikirim melalui platform yang tidak diizinkan, seperti WhatsApp. Pesan-pesan ini seringkali tidak terlacak dan tidak direkam oleh perusahaan yang diatur, terutama selama masa lockdown COVID-19 saat ribuan karyawan bekerja dari rumah.
Meskipun SEC enggan memberikan komentar mengenai perkembangan ini, dua sumber yang mengetahui penyelidikan investor di AS mengungkapkan keprihatinan mereka bahwa SEC akan memperluas persyaratan perekaman ini ke panggilan Zoom atau bentuk komunikasi serupa.
Akibatnya, perusahaan keuangan kini harus bergandengan tangan dengan para ahli teknologi, firma hukum, dan konsultan risiko untuk memastikan panggilan video dipantau dan direkam sesuai kebutuhan. Semua ini dilakukan untuk memenuhi persyaratan penyimpanan catatan dan mengelola risiko agar panggilan video ini tidak disalahgunakan untuk berbagi informasi rahasia secara ilegal. Demikianlah yang disampaikan oleh dua belas sumber yang berbicara kepada Reuters.
Langkah ini sejalan dengan upaya yang semakin intensif oleh regulator di AS dan Inggris untuk melindungi investor “pemula” yang semakin banyak menanamkan kekayaan mereka di pasar keuangan. Ini terjadi ketika fenomena saham meme terus berkembang pesat.
“Ikhtisar: Hanya waktu yang akan menjawab bagaimana video dapat diterapkan dalam lingkungan kerja yang sangat diatur,” ungkap Brad Levy, CEO dari Symphony, perusahaan infrastruktur pasar dan teknologi yang memiliki JP Morgan dan Goldman Sachs sebagai klien.
Panggilan video saat ini dianggap sebagai pengganti pertemuan tatap muka, dan oleh karena itu, belum tunduk pada kewajiban penyimpanan catatan yang formal.
Namun, menurut Matthew Nunan, seorang mitra di firma hukum Gibson, Dunn & Crutcher, dan mantan Kepala EMEA risiko perilaku di Morgan Stanley, regulator kemungkinan besar akan mulai memeriksa potensi pelanggaran aturan kepatuhan yang terjadi selama panggilan video.
“Percakapan dengan klien melalui Microsoft Teams, misalnya, akan diharapkan untuk direkam jika diperlukan oleh regulator. Permasalahannya adalah kemampuan perusahaan dalam merekam, menyimpan, dan menghasilkan catatan bisnis yang relevan, tidak peduli bagaimana catatan tersebut dibuat,” ujarnya.
Sarah Pritchard, direktur eksekutif untuk pasar di Otoritas Perilaku Keuangan Inggris, mengatakan dalam pertemuan tahunannya bulan ini bahwa panduan pengawasannya menekankan fokus pada penyalahgunaan pasar dan mekanisme yang digunakan untuk memfasilitasi aktivitas semacam itu.
Ketika pekerja sengaja berbagi informasi sensitif, mereka cenderung mengatur pertemuan tatap muka tanpa menggunakan perangkat kerja, kata para sumber. Namun, penyelidikan sejarah telah mengungkap bukti pelanggaran yang terjadi melalui email terkait pekerjaan dan ruang obrolan. Hal ini menekan manajer untuk mengevaluasi potensi pelanggaran yang terjadi selama panggilan video, yang kini menjadi rutinitas bagi ribuan pekerja di sektor keuangan.
“Cara kita bekerja telah berkembang pesat dalam waktu yang sangat singkat, dan perusahaan perlu memastikan bahwa mereka sepenuhnya mengikuti perkembangan baru ini,” kata Claire Garrett, kepala praktik lembaga keuangan di Marsh.
Tidak kurang dari dua bank global besar dikabarkan kini merekam panggilan Zoom, menurut sumber-sumber yang mengetahui masalah ini, yang memilih untuk tidak diungkapkan namanya karena informasinya bersifat rahasia.
Salah satu bank merekam panggilan Zoom yang dilakukan oleh beberapa staf tertentu, termasuk trader, sementara yang lain merekam semua panggilan Zoom sehingga kontennya dapat ditinjau lebih lanjut jika diperlukan. Reuters belum bisa mengkonfirmasi kapan dua bank tersebut mulai merekam panggilan semacam itu, atau apakah ini merupakan tanggapan atas permintaan regulator.
Selain itu, HSBC dikabarkan telah membatasi sebagian stafnya untuk mengirim pesan teks melalui ponsel kerja mereka. Namun, juru bicara HSBC menolak memberikan komentar saat ditanya oleh Reuters apakah mereka juga merekam dan mengarsipkan panggilan video antara staf dan klien mereka.
Juru bicara Microsoft menyatakan bahwa mereka serius dalam hal kepatuhan dan telah memberikan opsi perekaman kepada pengguna guna memenuhi regulasi industri yang berlaku. Sedangkan Zoom, sayangnya, belum memberikan tanggapan atas permintaan komentar.
Regulator Industri Keuangan Amerika Serikat (FINRA), yang mengawasi lebih dari 624.000 pialang saham AS, mengharuskan beberapa perusahaan untuk mematuhi aturan “FINRA Taping Rule 3170.”
Aturan ini dirancang untuk mencegah praktik yang tidak benar dalam penjualan atau pemasaran produk keuangan. Menurut aturan ini, semua percakapan telepon antara orang terdaftar dan pelanggan harus direkam selama setidaknya tiga tahun, dengan laporan aktivitas perempat tahunan yang harus diajukan ke regulator.
Meskipun FINRA enggan memberikan komentar mengenai berapa banyak perusahaan yang tunduk pada aturan ini atau apakah aturan ini juga berlaku untuk panggilan video, situasi ini menjadi semakin menarik perhatian industri.
Menurut Matt Smith, CEO dari perusahaan pengawasan komunikasi SteelEye, panggilan video memberikan “risiko yang unik,” (red)
